On entend de plus en plus parler de Forum Ouvert. Avec à la clé de nombreux qualificatifs : plaisir, enthousiasme, adhésion des participants, écoute et prise en compte des idées, créativité… 

Mais avant de rentrer dans le détail de ces deux journées, c’est quoi un FORUM OUVERT ?

Ses racines

Cette approche a été développée dans les années 1980 par Harrison Owen. Baptisée Open Space Technology (Forum Ouvert en français), elle est née d’un constat : les réunions « classiques » de type séminaires ou ateliers, trop souvent ‘prisonnières’ d’une méthodologie figée, laissent peu de place à l’expression libre des participants ; parce que trop contrôlées par le management ou formatées/orientées en fonction des résultats escomptés.

D’où l’idée de trouver une autre façon de faire travailler ensemble des personnes sur un sujet, trop complexe pour être résolu par un petit nombre,  afin d’explorer ensemble des solutions, des pistes de progrès. Une sorte de « pause-café » à grande échelle qui, en sortant des sentiers battus, permet de libérer la parole et le choix des questions à aborder. Mais aussi de faire émerger rapidement des idées à partir desquelles naîtront des plans d’actions concrets et efficaces, car partagés.

Son ADN : une ouverture structurée. 

Ouverture : aucun programme, ordre du jour ou échéancier n’est établi, figé avant le Forum. Seul est donné un thème. Ce sont les participants qui déterminent eux-mêmes leur programme de travail à leur arrivée.  Impossible dès lors de prévoir à l’avance les résultats, les idées ou actions !

Structurée : le Forum Ouvert est un espace de liberté régit par 4 principes simples : 

- Les personnes qui se présentent sont les bonnes,

- Ce qui arrive, est ce qui pouvait arriver,

- Ça commence quand ça commence,

- Quand c’est fini, c’est fini.

Et une loi :

« Si vous n’êtes pas en train d’apprendre ou de contribuer, passez à autre chose! ». 

Ceci étant posé, votre première réaction en lisant ces lignes pourrait être : un aussi grand nombre de personnes qui se retrouvent avec juste un thème comme fil rouge, pas de coordinateur désigné, il y a toutefois une facilitatrice, ni de séances calibrées : ça ne marchera jamais ! Et pourtant, si.

A la fin du Forum Ouvert de Veolia Water Oil & Gas, nous avons pu vérifier que chacun avait dit ce qu’il avait à dire ; que beaucoup d’idées avaient été émises et partagées , des compte-rendus faits ; que des actions à mettre en œuvre avaient été non seulement identifiées mais structurées en plans d’actions pour les mener à bien.

Mais concrètement, comment ça fonctionne ?

Réponse en images avec le Forum Ouvert de Veolia Water Oil & Gas 

Avant les jours « J »

Le thème retenu, « Mieux travailler ensemble pour le succès de notre entreprise », a été mis au point en amont, par un comité de pilotage composé du DG, du DRH et des salariés. Une préparation animée par l’équipe d’HUMANIME.

Cette phase est déterminante pour la préparation du Forum Ouvert à plus d’un titre. Parce qu’elle permet de s’entendre sur le thème à aborder ; mais aussi parce qu’elle engage tous les participants, et notamment la Direction, dans une dynamique vertueuse : respecter les idées et actions issues du Forum et s’engager à les mettre en œuvre.

Les invitations au Forum Ouvert
Envoyées à chaque salarié de l’entreprise, elles précisaient le lieu et le thème. 90 personnes ont répondu à l’invitation.

Le déroulé du Forum en Images

Le temps de l’exploration des idées

1. Le cercle 

Les participants se retrouvent pour le lancement du Forum, animé par notre facilitatrice. Le cercle est un espace « protégé » où chaque participant peut proposer une réflexion, une question qui sera ensuite traitée dans un atelier avec toutes les personnes intéressées. 




2. Le marché    

Tous les ateliers proposés sont affichés, avec l’heure et l’endroit. Chacun choisit où il veut aller. Ou pas. 













3. Les ateliers 

Chaque atelier dure environ 1h à 1h15. Certains y restent, d’autres ne font qu'y passer, butiner (les abeilles), comme le permet le principe de liberté d’arriver et de partir quand on veut : « Si vous n’êtes pas en train d’apprendre ou de contribuer, passez à autre chose! ».
D'autres se posent (les papillons) autour d'un café et discutent avec d'autres papillons.
Le Forum Ouvert en donnant cette liberté, favorise la créativité de tous.










4. Le grand journal

Les compte-rendus de chaque atelier sont rédigés par les animateurs de l’atelier dans la salle des nouvelles.Puis ceux-ci sont affichés. Chacun vient lire ce qui l’intéresse, qu’il ait participé à l’atelier, ou pas.

 





Le temps de la construction des plans d’actions

Lors de ce 2ème temps fort du Forum Ouvert, un cycle semblable à celui du temps de l’exploration des idées est reconduit. Avec les mêmes 4 étapes.
Ce temps permet de proposer des plans d’actions de façon rapide et concrète.
Il est le socle sur lequel va se construire l’après Forum : celui du suivi.






La participation d'HUMANIME au Forum Ouvert

Dans le respect de la philosophie du Forum Ouvert, la participation d’HUMANIME se décline en trois mouvements.

* En phase amont pour accompagner les entreprises dans leur réflexion sur le Forum Ouvert : est-ce le bon outil au vu de la problématique de l'entreprise ? Comment préparer le Forum, avec qui ?

* Pendant le Forum : nous sommes là pour nous assurer que tout se passe dans de bonnes conditions, c’est-à-dire dans le respect de la loi et des règles du Forum Ouvert. Ni plus, ni moins. Notre facilitatrice est garante du bon déroulement de la démarche.

* Après le Forum : nous organisons un accompagnement avec le Comité de Pilotage via une réunion de débriefing puis en facilitant la mise en place d’un comité de suivi, garant de la mise en œuvre des actions proposées lors du Forum Ouvert.

Les points forts d’un Forum Ouvert ?
* C’est une approche qui fonctionne avec des petits et des grands groupes jusqu’à plusieurs centaines.
* C’est une méthode simple et efficace qui favorise la transversalité, la mise en mouvement des idées. Elle allie responsabilité des participants, créativité et pragmatisme.

Parole de…
Thierry Froment, Directeur Général de Veolia Water Oil & Gas 

« Pour la 3ème édition de notre réunion annuelle nous avons choisi le Forum Ouvert car cette formule permet aux gens de s’exprimer librement sur des thématiques qu’ils proposent et donc qu’ils s’approprient plus facilement. Nous avons d’ailleurs été marqués par la richesse des échanges et des idées. Aujourd’hui, le comité de suivi et les groupes de travail poursuivent leurs travaux sur les actions à mettre en œuvre pour accompagner les changements nécessaires au « mieux travailler ensemble pour le succès de notre entreprise ». Le FO n’est pas une fin en soi ; il impulse un nouveau dynamisme dans la mise en œuvre du changement. A nous aussi, au niveau du management, de veiller à ce que les gens aillent au bout de la démarche ».

Vous vous posez des questions ?

La situation de mon entreprise est-elle appropriée pour mettre en place un Forum Ouvert ? Pourquoi un Forum Ouvert plutôt qu’un séminaire habituel ? Orientation stratégique de l’entreprise, situation difficile, changement, organisation à redéfinir, communication à améliorer…. La plupart des cas de figure peuvent entrer dans le scope du Forum Ouvert. A une condition : que le management soit partant pour le faire ; et que l’entreprise considère les personnes qui la composent comme son bien le plus précieux pour la faire progresser.

N’hésitez pas à nous contacter pour en discuter. Via notre mail ou par téléphone au 01 75 43 42 11.